El reglamento interno de trabajo es el documento que establece las normas de conducta, obligaciones, derechos y sanciones dentro de una empresa colombiana. Según el artículo 105 del Código Sustantivo del Trabajo, es obligatorio para empleadores con más de 5 trabajadores permanentes en empresas comerciales, más de 10 en industriales o mixtas y más de 20 en agrícolas, ganaderas o forestales. Ya no requiere aprobación del Ministerio del Trabajo: el empleador lo publica y los trabajadores tienen 15 días hábiles para pedir ajustes (art. 119, Ley 1429 de 2010).
En Colombia, muchas empresas pequeñas desconocen que están obligadas a tener un reglamento interno de trabajo. Operar sin él expone al empleador a sanciones del MinTrabajo y a dificultades para aplicar medidas disciplinarias a los trabajadores, ya que sin reglamento no se puede demostrar el incumplimiento de normas de conducta internas.
Marco legal: Código Sustantivo del Trabajo, artículos 104 a 125
El reglamento interno de trabajo está regulado en los artículos 104 al 125 del Código Sustantivo del Trabajo (CST). Las normas clave son:
- Art. 104 CST: define el reglamento como el conjunto de normas a que deben sujetarse el empleador y los trabajadores.
- Art. 105 CST: establece la obligatoriedad según el tamaño (más de 5 trabajadores en comercio, más de 10 en industria o empresas mixtas, más de 20 en actividades agrícolas, ganaderas o forestales).
- Art. 106 CST: el empleador lo elabora sin intervención ajena, salvo lo que diga un pacto, convención colectiva, fallo arbitral o acuerdo con los trabajadores.
- Art. 108 CST: establece el contenido mínimo obligatorio del documento.
- Arts. 112 y 113 CST: limitan la suspensión (8 días la primera vez, hasta 2 meses si hay reincidencia) y las multas (solo por retrasos o faltas sin excusa, máximo la quinta parte del salario de un día).
- Arts. 119 y 120 CST: publicación en cartelera, plazo de 15 días hábiles para objeciones y fijación en dos sitios visibles.
Contenido obligatorio según el artículo 108 CST
| Sección | Qué debe incluir |
|---|---|
| Indicaciones | Ciudad, nombre del establecimiento, dirección, tipo de empresa y actividad |
| Admisión de trabajadores | Procedimiento de ingreso, documentos requeridos, período de prueba |
| Horas de trabajo | Jornada ordinaria, turnos, descansos. Para 2026: máx. 42 horas semanales (Ley 2101/2021) |
| Horas extra y nocturnos | Porcentajes de recargo. Nocturno: +35 % desde las 7 p.m.; dominical y festivo: +90 % |
| Permisos | Tipos de permisos, procedimiento para solicitarlos |
| Salarios | Formas, períodos de pago y lugar |
| Descansos | Días de descanso obligatorio y vacaciones remuneradas |
| Seguridad e higiene | Normas de seguridad, EPP, emergencias |
| Prescripciones de orden | Obligaciones del trabajador: asistencia, comportamiento, uso de equipos |
| Escala disciplinaria | Faltas leves, graves y gravísimas; sanciones aplicables |
| Reclamos | Canal y procedimiento para quejas y reclamos de trabajadores |
Pasos para elaborar y publicar el reglamento
- Elaborar el documento: redactar o adaptar un modelo con el contenido obligatorio del art. 108 CST. Puede partir de un modelo o contratar a un abogado laboral.
- Consignar el procedimiento disciplinario: el art. 115 CST, reformado por la Ley 2466 de 2025, exige un debido proceso con pasos mínimos. Deben quedar expresamente en el reglamento.
- Publicarlo en cartelera: el empleador lo publica e informa a los trabajadores, mediante circular interna, su contenido y la fecha desde la que se aplica (art. 119 CST).
- Atender las objeciones: el sindicato o los trabajadores tienen 15 días hábiles para pedir ajustes si una cláusula contraviene los arts. 106, 108, 111, 112 o 113. Si no hay acuerdo, el inspector de trabajo investiga y puede ordenar cambios.
- Mantenerlo a la vista: debe fijarse en dos sitios visibles del lugar de trabajo (art. 120 CST).
Desde la Ley 1429 de 2010 ya no hay aprobación previa del Ministerio del Trabajo (se derogaron los arts. 116 a 118): el control llega después, por las objeciones de los trabajadores o del inspector. Evite cláusulas con multas por causas distintas a retrasos o faltas sin excusa, o superiores a la quinta parte del salario diario: el art. 113 CST no las permite.
Jornada laboral 2026: el dato que más cambia en el reglamento
La Ley 2101 de 2021 redujo progresivamente la jornada máxima semanal. Para 2026, la jornada ordinaria máxima es de 42 horas semanales. Si su empresa tenía un reglamento con 47 o 48 horas semanales, debe actualizarlo para reflejar la jornada vigente. El incumplimiento de la jornada reducida implica recargo por horas extra desde la hora 43 de la semana.
Las horas extra se pagan con los siguientes recargos sobre el valor de la hora ordinaria:
- Extra diurna: +25 %
- Extra nocturna: +75 %
- Nocturna ordinaria: +35 % (la franja nocturna arranca a las 7:00 p.m. desde diciembre de 2025)
- Dominical o festivo diurno: +90 % desde el 1 de julio de 2026
- Dominical o festivo nocturno: +125 %
Procedimiento disciplinario: cómo funciona con el reglamento
El art. 115 CST, reformado por la Ley 2466 de 2025, exige las garantías del debido proceso y, como mínimo: comunicación formal de la apertura, indicación escrita de los hechos, traslado de todas las pruebas, un término no inferior a 5 días para defenderse, decisión motivada y posibilidad de impugnarla. Además, el empleador no puede imponer sanciones que no estén previstas en el reglamento, un pacto, una convención o el contrato (art. 114 CST).
Ejemplo: Juliana llega tarde 3 días consecutivos. La empresa quiere aplicar la sanción de suspensión de 2 días prevista en el reglamento. Primero debe comunicarle por escrito la apertura del proceso con los hechos y las pruebas (los registros de entrada), darle al menos 5 días para defenderse y presentar sus propias pruebas, y solo entonces decidir de forma motivada y notificarle la sanción. Sin este procedimiento, la suspensión es inválida.
Empresas con 5 o menos trabajadores: ¿están obligadas a tener reglamento?
No. El artículo 105 del Código Sustantivo del Trabajo exige el reglamento interno únicamente a empleadores con más de 5 trabajadores permanentes en empresas comerciales, más de 10 en industriales o mixtas y más de 20 en agrícolas, ganaderas o forestales. Las microempresas por debajo de ese umbral no tienen la obligación formal, aunque adoptar uno de manera voluntaria les ayuda a prevenir conflictos laborales.
Eso sí: aunque no exista reglamento escrito, el empleador siempre está obligado a respetar el Decreto 2663/1950 (CST) y los derechos mínimos del trabajador. La falta de reglamento no exime de las normas laborales; significa que el empleador solo puede sancionar con lo previsto en un pacto, convención o el contrato individual (art. 114 CST).
Derechos del trabajador frente al reglamento interno
El empleador no puede escribir cualquier cosa en el reglamento. La ley fija límites concretos que protegen al trabajador:
- Derecho a conocerlo: el empleador debe publicarlo, informarlo por circular y mantenerlo fijado en dos sitios visibles (arts. 119 y 120 CST). Si nunca se publicó, es difícil sostener una sanción basada en él.
- Multas con tope: solo por retrasos o faltas al trabajo sin excusa suficiente, sin superar la quinta parte del salario de un día, y lo recaudado va a una cuenta para premios o regalos de los trabajadores (art. 113 CST). Descuentos mayores o por otras causas son ilegales.
- Derecho de defensa antes de la sanción: el empleador debe escuchar al trabajador y permitirle presentar descargos antes de cualquier suspensión o multa (art. 115 CST, modificado por la Ley 2466 de 2025), con un plazo no inferior a 5 días. Saltarse ese paso hace nula la sanción.
- Objeciones al reglamento: dentro de los 15 días hábiles siguientes a su publicación, los trabajadores o el sindicato pueden pedir ajustes; si no hay acuerdo, el inspector de trabajo del MinTrabajo investiga y puede ordenar modificarlo (art. 119 CST).
- Protección contra reglamentos discriminatorios: ninguna norma interna puede imponer condiciones distintas por género, religión, estado civil o filiación sindical (art. 143 CST y Ley 1482/2011 antidiscriminación).
Preguntas frecuentes sobre el reglamento interno de trabajo
¿El reglamento interno de trabajo es obligatorio?
Sí, para empleadores con más de 5 trabajadores permanentes en empresa comercial, más de 10 en industrial o mixta y más de 20 en agrícola, ganadera o forestal (art. 105 CST). Las microempresas por debajo de estos umbrales no están obligadas, aunque tenerlo siempre es recomendable para establecer reglas claras. El MinTrabajo puede sancionar a las empresas obligadas que no lo tengan.
¿Cómo se aprueba el reglamento interno de trabajo?
Ya no se aprueba: desde la Ley 1429 de 2010, el empleador lo publica en cartelera e informa por circular interna su contenido y la fecha desde la que rige. Los trabajadores o el sindicato tienen 15 días hábiles para pedir ajustes, y si no hay acuerdo decide el inspector de trabajo (art. 119 CST). Radicarlo en el Ministerio para «aprobación» es un paso que ya no existe.
¿Se puede cambiar el reglamento después de publicado?
Sí. El empleador puede reformar el reglamento, pero la modificación sigue el mismo procedimiento: publicarla en cartelera, informarla por circular y abrir el plazo de 15 días hábiles para objeciones. Los cambios que perjudiquen derechos de los trabajadores no pueden aplicarse retroactivamente. Una reforma para ajustar la jornada a las 42 horas semanales de la Ley 2101/2021 es ejemplo de cambio necesario para estar al día.
¿Qué sanciones puede aplicar el reglamento?
Las sanciones permitidas por el CST son: llamado de atención (verbal o escrito), suspensión del trabajo sin remuneración por máximo 8 días la primera vez y hasta 2 meses en caso de reincidencia (art. 112 CST), y multas solo por retrasos o faltas sin excusa, de hasta la quinta parte del salario diario (art. 113 CST). La terminación del contrato por justa causa es la sanción máxima y no requiere estar en el reglamento, ya que está en el CST.
¿Hay un modelo de reglamento interno de trabajo?
Circulan modelos orientativos, pero lo más recomendable es adaptar el modelo a la realidad de su empresa, especialmente en lo que toca la escala disciplinaria y las normas de seguridad. Un abogado laboral puede adaptar un modelo genérico en pocas horas por un costo moderado, evitando objeciones de los trabajadores o que el inspector de trabajo ordene modificarlo por cláusulas ilegales.
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Actualizado el 15 de octubre de 2026
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