El documento soporte de nómina electrónica es el reporte mensual que todo empleador debe transmitir a la DIAN sobre los pagos laborales de sus trabajadores, según la Resolución 000013 de 2021. Se genera por cada periodo de nómina y se envía dentro de los primeros 10 días calendario del mes siguiente al pago.
Si usted tiene al menos un trabajador con contrato laboral y le paga un salario, la DIAN espera que ese pago quede registrado no solo en su contabilidad, sino también en el sistema de facturación electrónica, a través del documento soporte de nómina electrónica. No es una factura — el trabajador no le está vendiendo nada — pero cumple una función parecida: le permite a la empresa deducir esos pagos en su declaración de renta y le da a la DIAN visibilidad sobre cuánto se está pagando realmente en salarios en el país. Para 2026, esta obligación ya no es nueva ni está en periodo de prueba: aplica de forma generalizada, y no transmitirla a tiempo tiene consecuencias tributarias concretas.
Qué es el documento soporte de nómina electrónica
Es un documento electrónico, en formato XML, que el empleador genera y transmite a la DIAN para reportar los valores pagados o abonados en cuenta a cada trabajador vinculado por contrato laboral durante un periodo determinado. Incluye los devengados (salario, horas extra, comisiones, bonificaciones), las deducciones (salud, pensión, retención en la fuente, libranzas) y el valor neto efectivamente pagado. Cada documento queda identificado con un Código Único de Nómina Electrónica (CUNE), similar al CUFE de las facturas electrónicas.
Marco legal: Resolución 000013 de 2021 y su alcance
La obligación nace de la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 de la DIAN, que reglamenta el documento soporte de pago de nómina electrónica y sus notas de ajuste. La implementación se hizo de forma escalonada según el número de trabajadores de cada empleador: primero los que tenían más de 250 empleados, luego los de 101 a 250, después los de 11 a 100, y finalmente los de 10 o menos. Ese calendario de entrada en vigencia ya se cumplió por completo, por lo que en 2026 la regla general es que todo empleador con trabajadores vinculados por contrato laboral, sin importar cuántos sean, debe generar y transmitir este documento.
¿Quién está obligado a generar nómina electrónica?
Está obligado todo empleador —persona natural o jurídica— que tenga trabajadores vinculados mediante contrato de trabajo (a término fijo, indefinido, por obra o labor) y que, además, esté obligado a soportar esos pagos para efectos de su declaración de renta. En la práctica esto incluye desde grandes empresas hasta pequeños negocios con uno o dos empleados, e independientes que tienen personal a cargo bajo su RUT como persona natural. No aplica a contratos de prestación de servicios civiles o comerciales (esos se facturan de forma distinta) ni a pagos a través de cooperativas de trabajo asociado, que tienen su propio tratamiento.
Si tiene dudas sobre si una vinculación específica cuenta como contrato laboral para estos efectos —por ejemplo, una trabajadora del servicio doméstico con jornada completa— conviene revisar primero el tipo de RUT que le corresponde como empleador, porque de ahí depende qué responsabilidades tributarias quedan activas.
Qué información debe contener cada documento
El XML de nómina electrónica no es un formato libre: la DIAN exige una estructura de datos específica. Los bloques principales son:
| Bloque | Qué incluye |
|---|---|
| Identificación | NIT del empleador, datos del trabajador (cédula, nombre, cargo), número consecutivo con prefijo autorizado por la DIAN |
| Periodo y devengados | Fecha de pago, salario base, horas extra, comisiones, bonificaciones, viaticos, auxilios |
| Deducciones | Aportes a salud y pensión, retención en la fuente, libranzas, embargos judiciales si aplica |
| Totales | Total devengado, total deducido, neto pagado, medio de pago (transferencia, efectivo, cheque) |
| Validación | CUNE (Código Único de Nómina Electrónica) y firma digital del empleador |
Plazos para transmitir el documento a la DIAN
La periodicidad de generación es mensual, sin importar si usted le paga a sus trabajadores quincenal, semanal o mensualmente. Es decir: aunque pague cada quince días, el documento soporte que se transmite a la DIAN consolida el mes completo.
| Periodo de pago | Plazo de transmisión a la DIAN |
|---|---|
| Pagos del mes (semanal, quincenal o mensual) | Dentro de los primeros 10 días calendario del mes siguiente |
| Notas de ajuste (correcciones) | Mismo plazo, identificando el documento que se corrige o reemplaza |
Paso a paso para generar y transmitir el documento soporte
- Verifique que su RUT tenga habilitada la responsabilidad de facturación electrónica / nómina electrónica.
- Solicite ante la DIAN, a través de MUISCA, la numeración (rango de prefijos) que va a usar para identificar sus documentos de nómina.
- Use un software de nómina electrónica habilitado por la DIAN — puede ser un proveedor tecnológico de pago o, para empleadores muy pequeños, la herramienta gratuita que ofrece la propia entidad.
- Cargue o digite la información de devengados y deducciones de cada trabajador para el periodo.
- El software genera el XML, lo firma digitalmente y lo transmite a la DIAN.
- Reciba el acuse de recibo con el CUNE — guárdelo junto con sus soportes de nómina, porque la DIAN puede pedirlo en una fiscalización.
Caso práctico: una pyme de 8 empleados
Una pequeña empresa de servicios contables en Bogotá tiene 8 empleados con contrato a término indefinido, con una nómina mensual total de $24.000.000 entre salarios, auxilio de transporte y prestaciones. Cada mes, antes del día 10, su software de nómina genera un documento soporte por cada trabajador, consolidando lo devengado (salario + auxilio de transporte de $249.095 para quienes ganan hasta dos SMMLV) y lo deducido (aportes a salud y pensión, retención en la fuente para quienes superen el tope). Al transmitir los 8 documentos, recibe los CUNE correspondientes, y esos valores quedan disponibles para que el contador los incluya como costo deducible en la declaración de renta de la empresa.
Errores comunes y consecuencias de no transmitir a tiempo
- No transmitir el documento dentro del plazo: el pago a ese trabajador puede no ser aceptado como costo o deducción en la declaración de renta del empleador, según lo previsto para los soportes de pagos laborales.
- Usar una numeración (prefijo) que no está habilitada por la DIAN, lo que hace que el documento quede rechazado.
- Registrar mal el NIT o la cédula del trabajador, generando inconsistencias que luego son difíciles de corregir en notas de ajuste.
- No emitir notas de ajuste cuando se paga una diferencia retroactiva, por ejemplo un reajuste salarial con efecto retroactivo.
- Confiar en hojas de Excel sin un software habilitado: la transmisión a la DIAN requiere un XML con firma digital, que Excel por sí solo no genera.
Cuando la pyme crece y empieza a contratar personal nuevo, conviene revisar también si esos contratos cambian las responsabilidades registradas en el RUT, porque la nómina electrónica y las demás obligaciones de facturación electrónica están vinculadas a esas responsabilidades.
Preguntas frecuentes sobre la nómina electrónica DIAN
¿Es obligatoria la nómina electrónica?
Sí. Desde que se completó el calendario de implementación escalonada de la Resolución 000013 de 2021, todo empleador con trabajadores vinculados por contrato laboral debe generar y transmitir el documento soporte de nómina electrónica cada mes, sin importar el tamaño de la empresa.
¿También aplica a las pequeñas empresas?
Sí. La obligación no distingue por tamaño de empresa, sino por la existencia de contratos laborales. Una pyme con uno o dos empleados tiene la misma obligación que una multinacional, aunque puede apoyarse en herramientas gratuitas o de bajo costo para cumplirla.
¿Qué software necesito?
Necesita un software de nómina electrónica habilitado por la DIAN, que genere el XML con la estructura exigida y lo transmita con firma digital. Puede ser un proveedor tecnológico de pago integrado con su sistema contable, o la herramienta gratuita que la DIAN pone a disposición de contribuyentes con pocos empleados.
¿Qué trabajadores se incluyen?
Todos los vinculados mediante contrato de trabajo, sin importar el tipo: término fijo, indefinido, por obra o labor, o aprendices del SENA en etapa productiva con remuneración. No se incluyen los contratistas vinculados por prestación de servicios, porque ellos facturan de forma independiente.
¿Solo aplica si el trabajador es formal?
La obligación se activa cuando existe un contrato laboral, formal o no escrito pero demostrable. Si un empleador tiene trabajadores sin contrato escrito pero con una relación laboral real (subordinación, horario, salario fijo), la DIAN puede exigir igualmente el documento soporte, además de que esa informalidad tiene otras implicaciones laborales que conviene corregir.
Consulta más información sobre trámites de la DIAN. También te puede interesar facturación electrónica DIAN: requisitos y habilitación y RUT para empleados: cuándo es obligatorio.