El POS electrónico DIAN es el documento equivalente que reemplazó la tirilla de las máquinas registradoras tradicionales. Para ventas iguales o superiores a 5 UVT ($261.870 en 2026) el comerciante debe expedir factura electrónica de venta; por debajo de ese monto puede expedir el documento equivalente POS electrónico, según la Resolución 000012 de 2021.
Si tiene un negocio que vende al público —una tienda, una droguería, un restaurante— probablemente recuerde la vieja tirilla de papel que salía de la máquina registradora. Esa tirilla, en su forma tradicional, está en proceso de desaparecer. La DIAN la reemplazó por el documento equivalente POS electrónico, que cumple la misma función —dejar constancia de la venta al consumidor final— pero queda registrado digitalmente ante la DIAN, igual que una factura electrónica. Entender cuándo usar este documento y cuándo, en cambio, le toca facturar electrónicamente, es clave para no exponerse a sanciones por no facturar.
Qué es el documento equivalente POS electrónico
Es un comprobante electrónico que un comerciante expide al consumidor final por una venta de bajo valor, generado desde un sistema de punto de venta (POS) conectado a un software habilitado por la DIAN. A diferencia de la factura electrónica de venta, no requiere los datos completos del comprador (nombre, NIT o cédula, dirección), lo que lo hace más rápido para ventas de mostrador como una gaseosa, una caja de aspirinas o un almuerzo corriente. Aun así, queda reportado a la DIAN con su propia numeración y código de verificación.
De la tirilla de papel al documento electrónico: marco legal
El documento equivalente POS electrónico está reglamentado, principalmente, por la Resolución 000012 de 2021 de la DIAN, dentro del marco general de la factura electrónica establecido por el Decreto 358 de 2020. La transición de las máquinas registradoras tradicionales (que emitían tiquetes POS sin reporte electrónico) al POS electrónico se hizo de forma gradual a partir de 2021, hasta volverse la norma para los comerciantes que venden directamente al público.
¿A partir de qué monto toca factura electrónica y no POS?
La referencia que ha usado la DIAN para diferenciar ambos documentos es el equivalente a 5 UVT por transacción. Con la UVT 2026 en $52.374, ese tope equivale a $261.870. Por debajo de esa cifra, el comerciante puede expedir el documento equivalente POS electrónico; si el cliente lo pide, o si la venta supera ese valor, corresponde expedir factura electrónica de venta con los datos del comprador.
| Valor de la venta | Documento a expedir | Datos del comprador |
|---|---|---|
| Hasta $261.870 (5 UVT) | Documento equivalente POS electrónico | No obligatorios |
| Más de $261.870 (5 UVT) | Factura electrónica de venta | Nombre y NIT/cédula |
| Cualquier valor, si el cliente lo solicita | Factura electrónica de venta | Nombre y NIT/cédula |
Tenga en cuenta que la normativa sobre este límite ha tenido ajustes desde que se introdujo: en algún momento se eliminó como tope obligatorio para poder emitir el documento POS por encima de esa cifra, pero la regla práctica para el cliente que necesita soportar un gasto en su declaración de renta o como costo deducible de su empresa sigue siendo pedir factura electrónica. Si su negocio tiene dudas sobre el tratamiento vigente para su actividad, lo más seguro es verificarlo directamente en dian.gov.co o con su contador, porque estos topes se ajustan con cierta frecuencia.
Quiénes deben usar POS electrónico
En términos generales, deben habilitarse para POS electrónico los comerciantes que:
- Venden bienes o prestan servicios directamente a consumidores finales: tiendas, restaurantes, droguerías, peluquerías.
- Están obligados a expedir factura o documento equivalente según su RUT, sean responsables de IVA o no.
- Usan máquinas registradoras o sistemas de punto de venta para registrar sus ventas diarias.
- Pertenecen al Régimen Simple de Tributación (RST) y venden al detal, porque el documento POS facilita el reporte de sus ingresos brutos.
Cómo habilitarse y empezar a expedir POS electrónico
- Verifique que su RUT tenga actualizada la actividad económica (código CIIU) que corresponde a su negocio.
- Ingrese a MUISCA y solicite la habilitación como facturador electrónico o expedidor de documento equivalente POS.
- Solicite la numeración (rango de prefijos) que va a usar para sus documentos POS.
- Elija un proveedor tecnológico habilitado o, si su volumen de ventas es bajo, use el sistema gratuito que ofrece la DIAN para pequeños contribuyentes.
- Configure su punto de venta para que cada venta genere automaticamente el documento electrónico con el valor, el IVA si aplica, y la numeración asignada.
- Pruebe el sistema en ambiente de habilitación antes de empezar a facturar en producción, como exige la DIAN.
Caso práctico: tienda de barrio con ventas mixtas
Doña Marta tiene una tienda de barrio en Soacha. La mayoría de sus ventas son pequeñas: una gaseosa de $3.000, una libra de arroz de $4.500, un paquete de pañales de $28.000. Para todas esas ventas, su sistema POS electrónico genera el documento equivalente sin pedirle datos al cliente. Pero un día le compra un señor que va a abrir un restaurante y necesita $450.000 en mercado para reabastecer su negocio, y le pide factura porque va a descontar esa compra como costo de su empresa. Como el valor supera los $261.870 (5 UVT) y además el cliente lo solicita explícitamente, Doña Marta debe pedirle el NIT o cédula y expedir una factura electrónica de venta, no un documento POS.
¿Qué pasa si sigo usando tiquetes de papel o no facturo?
Seguir expidiendo tiquetes de máquina registradora tradicional sin reporte electrónico, cuando ya está obligado al POS electrónico, o no expedir ningún comprobante, se trata como un incumplimiento del deber de facturar. El Estatuto Tributario contempla para estos casos sanciones que van desde multas calculadas sobre el valor de las operaciones no facturadas hasta el cierre temporal del establecimiento de comercio en casos de reincidencia, según lo establecido en el artículo 657 del Estatuto Tributario. Por eso, si su negocio todavía usa una máquina registradora antigua sin conexión a la DIAN, conviene revisar con su contador o con un proveedor tecnológico si ya debería haber migrado al POS electrónico.
También vale la pena revisar si, además del POS, el negocio está cumpliendo con sus obligaciones de IVA: muchos comerciantes que migran al POS electrónico se dan cuenta, por primera vez, de que sus ventas reales superan los topes para ser responsables de IVA.
Preguntas frecuentes sobre el POS electrónico DIAN
¿Cuál es el tope para usar POS electrónico?
La referencia general es 5 UVT por transacción, que en 2026 equivale a $261.870 (con la UVT en $52.374). Por debajo de ese valor puede usar el documento equivalente POS; por encima, o si el cliente lo pide, debe expedir factura electrónica de venta con los datos del comprador.
¿Existe un software gratis para POS electrónico?
Sí. La DIAN ofrece una herramienta gratuita pensada para pequeños contribuyentes que no requieren una solución robusta de punto de venta. También existen proveedores tecnológicos privados, gratuitos o de pago, que se integran con cajas registradoras y sistemas de inventario.
¿Y si el cliente me pide factura electrónica para una venta pequeña?
Si el cliente la solicita expresamente, debe expedirla, sin importar que el valor sea menor a 5 UVT. Esto es común cuando el comprador necesita soportar el gasto como costo deducible de su negocio o de su declaración de renta.
¿Qué pasa si mi negocio no tiene POS?
Si está obligado a facturar y no cuenta con ningún sistema —ni POS electrónico ni facturación electrónica—, debe habilitarse cuanto antes. Mientras tanto, expone al negocio a que la DIAN considere que no está cumpliendo el deber de facturar, lo que puede derivar en sanciones.
¿Cuál es la sanción por no facturar?
El artículo 657 del Estatuto Tributario contempla, para quienes no facturan o no entregan el documento equivalente exigido, multas y la posibilidad de clausura del establecimiento de comercio en caso de reincidencia. La cuantía exacta depende de las circunstancias de cada caso, por lo que ante una situación concreta conviene consultar con un contador o directamente con la DIAN.
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