Pagar nómina y aportes en una SAS exige liquidar mensualmente la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), que agrupa salud (EPS), pensión (AFP o Colpensiones), ARL, caja de compensación y parafiscales en un único pago. En 2026, el costo total a cargo del empleador sobre el salario mínimo de $1.750.905 suma cerca de $438.000 mensuales en aportes. El pago debe realizarse a través de un operador autorizado por la UGPP antes del último día hábil de cada mes.
Cuando una SAS vincula su primer empleado, los socios descubren que la nómina no es solo transferir el sueldo. Implica cálculos de seguridad social, parafiscales, provisiones de prestaciones y un reporte mensual a la UGPP. Con las plataformas actuales, una empresa pequeña puede completar todo el proceso en menos de 30 minutos.
¿Qué es la PILA y qué incluye para una empresa SAS?
La Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) es el formulario único donde la empresa declara y paga mensualmente los aportes de todos sus empleados. Reemplazó los pagos separados a cada entidad y hoy agrupa cinco destinos en un solo débito.
| Concepto | % Empleador | % Empleado | Total |
|---|---|---|---|
| Salud (EPS) | 8,5% | 4% | 12,5% |
| Pensión (AFP/Colpensiones) | 12% | 4% | 16% |
| ARL (riesgo clase I) | 0,522% | 0% | 0,522% |
| Caja de Compensación Familiar | 4% | 0% | 4% |
| SENA (si aplica) | 2% | 0% | 2% |
| ICBF (si aplica) | 3% | 0% | 3% |
Las SAS con menos de 10 empleados no pagan SENA ni ICBF sobre salarios inferiores a 10 SMMLV, según la Ley 1429 de 2010. Sin embargo, sí pagan caja de compensación desde el primer empleado.
Porcentajes y montos reales sobre el salario mínimo 2026
Con el SMMLV 2026 de $1.750.905, los aportes de un empleador en actividad de riesgo clase I (oficinas, comercio, servicios) quedan así:
| Concepto | % Empleador | Valor mensual |
|---|---|---|
| Salud EPS | 8,5% | $148.827 |
| Pensión AFP/Colpensiones | 12% | $210.109 |
| ARL clase I | 0,522% | $9.138 |
| Caja de Compensación | 4% | $70.036 |
| SENA (si >10 empleados) | 2% | $35.018 |
| ICBF (si >10 empleados) | 3% | $52.527 |
| Total empleador básico | 24,5% | $438.110 |
Además, el empleado aporta el 4% a salud ($70.036) y 4% a pensión ($70.036), que la empresa descuenta del salario bruto antes de girar el neto. El costo laboral total del empleador con un salario mínimo es aproximadamente $2.189.000 mensuales en aportes y salario neto.
Paso a paso para pagar nómina y aportes en línea
El proceso estándar tarda entre 15 y 30 minutos dependiendo del número de empleados y la plataforma elegida:
- Elija un operador PILA autorizado: SOI, Aportes en Línea, Simple, Mi Planilla, Enlace Operativo. Todos están certificados por la UGPP y cobran entre $3.000 y $6.000 por planilla.
- Cree la cuenta de empresa: registre NIT, razón social y cuenta bancaria de débito automático.
- Ingrese los datos de cada empleado: cédula, EPS, AFP, ARL, caja de compensación, salario base y días trabajados en el mes.
- Verifique el IBC (Ingreso Base de Cotización): para salario fijo es el salario mensual; para variable, es el promedio de los últimos 3 meses incluyendo comisiones y horas extras habituales.
- Autorice el pago: confirme el débito antes del último día hábil del mes. Un día de retraso genera intereses de mora del 1,5% mensual.
- Descargue y archive el comprobante: guárdelo al menos 5 años para responder ante auditorías UGPP.
Operadores PILA autorizados: cuál elegir según el tamaño de la SAS
| Operador | Precio por planilla | Mejor para |
|---|---|---|
| SOI (soi.com.co) | $3.500 | 1-5 empleados, precio bajo |
| Aportes en Línea | $5.000 | Pymes con importación masiva |
| Simple | $4.800 | SAS con nómina electrónica integrada |
| Mi Planilla | $3.800 | Microempresas con liquidación manual |
| Enlace Operativo | $6.000 | Empresas medianas con API |
Para SAS con más de 10 empleados, vale la pena integrar el operador PILA con software de nómina (Siesa, Helisa, ContaPyme, Alegra) para que la planilla se genere automáticamente desde la liquidación mensual.
5 errores frecuentes al liquidar aportes que generan sanciones UGPP
- Cotizar por debajo del SMMLV: aunque el empleado acepte salario menor, la ley prohíbe IBC inferior a $1.750.905 para tiempo completo. Sanción: hasta 500 UVT ($26.187.000 en 2026).
- No reportar contratistas con honorarios mayores a 1 SMMLV: quien presta servicios personales debe cotizar; la empresa puede ser solidariamente responsable si no verifica.
- IBC incorrecto en salario variable: comisiones, horas extras habituales y bonificaciones recurrentes forman parte del IBC. Omitirlas es detectable en la nómina electrónica DIAN.
- Pagar fuera del plazo: el último día hábil del mes es el límite absoluto. El sistema genera mora automáticamente desde el día siguiente.
- No actualizar la ARL ante cambio de actividad: si la empresa amplía su objeto a actividades de mayor riesgo (obras, transporte), debe reclasificar la ARL.
La UGPP y la fiscalización automática de aportes desde 2024
La UGPP cruza en tiempo real la nómina electrónica que reportan los empleadores a la DIAN con las planillas PILA. Si detecta diferencias (empleado en nómina sin planilla, IBC inferior al salario reportado, períodos sin aportes), abre automáticamente un proceso de determinación oficial.
Las consecuencias van desde liquidación de aportes en mora con intereses hasta sanción del 5% mensual sobre aportes omitidos. Desde la Ley 2361 de 2024, la omisión reiterada puede constituir delito penal. Si recibe notificación UGPP, tiene 15 días hábiles para responder con comprobantes de pago.
Caso práctico: nómina de una SAS con 2 empleados en 2026
La empresa “Soluciones Digital SAS” tiene a Ana (salario $1.750.905) y a Camilo (salario $2.800.000). El detalle mensual del costo empleador:
| Concepto | Ana ($1.750.905) | Camilo ($2.800.000) |
|---|---|---|
| Salud empleador 8,5% | $148.827 | $238.000 |
| Pensión empleador 12% | $210.109 | $336.000 |
| ARL clase I 0,522% | $9.138 | $14.616 |
| Caja Compensación 4% | $70.036 | $112.000 |
| Total aportes/mes | $438.110 | $700.616 |
| Costo laboral total | $2.189.015 | $3.500.616 |
La empresa gira $1.138.726 en aportes de seguridad social por los dos empleados cada mes, sin contar provisiones de prestaciones (≈$731.000 adicionales entre ambos).
Preguntas frecuentes sobre pago de nómina y aportes
¿Cómo se paga la nómina y los aportes de seguridad social en una SAS?
Se liquida mensualmente la PILA a través de un operador autorizado por la UGPP (SOI, Aportes en Línea, Simple). La empresa ingresa los datos de cada empleado, el sistema calcula los porcentajes y se autoriza el débito antes del último día hábil del mes. La nómina electrónica se reporta a la DIAN simultáneamente con cada pago; conviene integrar ambos procesos en un software contable para evitar doble trabajo.
¿Cuánto pago de aportes por cada empleado en 2026?
Para un empleado con salario mínimo ($1.750.905), el empleador paga $438.110 mensuales en aportes (salud, pensión, ARL, caja). Adicionalmente se deben provisionar prestaciones: prima (8,33% = $145.900), cesantías (8,33% = $145.900) y vacaciones (4,17% = $73.012). El costo laboral total real por un empleado a salario mínimo supera $2.800.000 mensuales incluyendo aportes, prestaciones y el sueldo neto.
¿Cómo manejo la nómina con múltiples empleados?
Con 5 o más empleados, la mejor opción es un software de nómina (Siesa, Helisa, Alegra) que genera la planilla PILA y la nómina electrónica en un proceso integrado. Con 1-4 empleados, los operadores PILA ofrecen plantillas de importación masiva en Excel. La nómina electrónica ante la DIAN es obligatoria para todos los empleadores con contratos laborales desde enero 2025, independientemente del tamaño.
¿Qué es la UGPP y cuándo fiscaliza mi empresa?
La UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales) cruza la nómina electrónica de la DIAN con las planillas PILA para detectar inconsistencias. Fiscaliza cuando hay empleados reportados sin cotización, IBC inferior al salario declarado o períodos sin planilla. Si recibe una notificación UGPP, tiene 15 días hábiles para presentar pruebas de pago. Más información en ugpp.gov.co.
¿Qué pasa si soy dueño de la SAS y no tengo empleados? ¿Debo pagar aportes?
Sí. El socio o accionista que trabaje activamente en su SAS debe cotizar al sistema de seguridad social como trabajador independiente sobre un IBC mínimo de 1 SMMLV ($1.750.905 en 2026). No puede estar sin aportes aunque no reciba salario formal. Puede cotizar como independiente mediante PILA o vincularse laboralmente a su empresa. La omisión de aportes como independiente también es supervisada por la UGPP.
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Tips para agilizar el pago mensual de nómina
Una vez dominado el proceso PILA, estos hábitos reducen errores y tiempo cada mes:
- Programe el débito automático: todos los operadores PILA permiten programar el pago para el día 25. Así evita olvidos aunque haya viajes o festivos encadenados.
- Revise novedades antes del día 20: ingresos, retiros, incapacidades, licencias y variaciones salariales deben estar en el sistema antes del cálculo final. Un error el último día hábil es difícil de corregir sin retraso.
- Archive la planilla con nombre estructurado: formato “PILA_AAAA-MM_NIT” facilita localizar el comprobante ante auditorías UGPP años después.
- Verifique el IBC en meses de comisiones altas: si un empleado tuvo un mes excepcional en ventas, el IBC puede subir. Calcularlo mal genera diferencia detectable por la UGPP al cruzar con la nómina electrónica DIAN.
- Separe la caja para prestaciones desde el día 1 del mes: prima (8,33%), cesantías (8,33%) e intereses de cesantías (1%) representan cerca del 18% del salario. Si no se separan, en diciembre y febrero llega una obligación sin respaldo.
Nómina electrónica obligatoria desde 2025: puntos clave
Desde enero de 2025 todos los empleadores con contratos laborales deben generar documentos soporte de nómina electrónica ante la DIAN, distintos a la PILA. Estos documentos respaldan cada pago de nómina y deben transmitirse máximo al día siguiente del pago.
El beneficio principal: la empresa puede deducir el gasto de nómina en la declaración de renta únicamente si tiene el soporte electrónico en regla. Sin el documento, la DIAN puede rechazar la deducción y reliquidar el impuesto a cargo.
| Documento | Plazo de transmisión | Consecuencia si no se envía |
|---|---|---|
| Soporte pago de nómina | Día siguiente al pago | No deducible en renta |
| Nota de ajuste de nómina | Mismo día del ajuste | Inconsistencia con PILA |
Aportes de los socios de la SAS: una confusión frecuente
Un error que cometen muchos dueños de SAS pequeñas es creer que como socios no necesitan cotizar a seguridad social. La realidad depende de si el socio trabaja activamente en la empresa:
| Situación del socio | Obligación de aportes | IBC mínimo |
|---|---|---|
| Socio que trabaja en la empresa y recibe remuneración | Debe cotizar como empleado o independiente | $1.750.905 (1 SMMLV 2026) |
| Socio que trabaja pero no cobra salario | Debe cotizar como independiente sobre el 40% de sus ingresos | $1.750.905 mínimo |
| Socio inversionista que no trabaja en la empresa | No está obligado por sus dividendos | N/A |
Si el socio se paga un salario mediante contrato laboral con su propia SAS, la empresa liquida sus aportes igual que los de cualquier empleado. Si cotiza como independiente, lo hace directamente a través del operador PILA sin intermediarión de la empresa. La UGPP verifica ambos escenarios cruzando la información tributaria con las planillas PILA. La recomendación es elegir una sola modalidad desde el inicio (vinculación laboral o cotización independiente) y mantenerla consistente mes a mes para evitar diferencias que disparen una notificación automática. En el portal de la UGPP hay un simulador de cotización para independientes que permite calcular el aporte exacto según los ingresos mensuales.