La cuenta cobro modelo es un documento libre que usan personas naturales no responsables de IVA para cobrar honorarios o servicios independientes. No está regulada como documento tributario formal en el Estatuto Tributario, pero es ampliamente aceptada como soporte de pago. Sus campos básicos son: nombre y cédula del emisor, datos del pagador, descripción del servicio, valor total y fecha. No requiere sello ni notarización.
Si trabaja como independiente sin empresa constituida o hace trabajos ocasionales, esta guía le explica cómo llenar correctamente la cuenta de cobro, qué diferencias tiene frente a la factura electrónica, qué retención le descuentan y cómo evitar los rechazos más frecuentes.
Qué es la cuenta de cobro y quién puede usarla
La cuenta de cobro es un documento informal que una persona natural presenta a quien le va a pagar, solicitando el desembolso por un servicio o trabajo realizado. No es una factura de venta ni un documento equivalente según el Estatuto Tributario; es simplemente un soporte de pago de uso práctico generalizado en Colombia.
Pueden usar cuenta de cobro las personas naturales que:
- No son responsables del IVA (no facturan en régimen de facturación formal).
- Prestan servicios ocasionales sin relación laboral: contratistas, freelancers, asesores.
- No superan los umbrales que obligan a facturación electrónica (a partir de 3.500 UVT anuales = $183.309.000 en 2026 la DIAN puede exigir factura electrónica).
Modelo de cuenta de cobro: qué campos debe incluir
La cuenta de cobro no tiene formato oficial obligatorio, pero para que la empresa que paga la acepte como soporte, debe incluir al menos:
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Número de cuenta de cobro | 001-2026 (numeración propia del emisor) |
| Fecha de emisión | 22 de junio de 2026 |
| Nombre del emisor | María Pérez Gómez |
| Cédula del emisor | CC 1.123.456.789 de Bogotá |
| Nombre / razón social del pagador | Empresa XYZ S.A.S. NIT 900.123.456-8 |
| Descripción del servicio | Diseño de 5 piezas gráficas para campaña mayo 2026 |
| Valor del servicio | $1.500.000 |
| Retención en la fuente (si aplica) | -$150.000 (10 %) |
| Valor neto a pagar | $1.350.000 |
| Forma de pago / datos bancarios | Bancolombia Ahorros 123-456789-00 |
| Firma del emisor | Firma simple (no notarizada) |
Cuenta de cobro vs factura electrónica: diferencias clave
| Aspecto | Cuenta de cobro | Factura electrónica |
|---|---|---|
| Base legal | Sin regulación específica en el ET | Decreto 1625/2016 y resoluciones DIAN |
| ¿Quien puede emitirla? | Persona natural no responsable de IVA | Todo obligado a facturar |
| Soporte de deducción | No es soporte fiscal formal | Sí es soporte de costos y gastos |
| IVA | No aplica | Aplica si el servicio es gravado |
| Numeración DIAN | No requerida | Numeración habilitada por DIAN |
| Retención en la fuente | Sí aplica cuando paga una empresa | Sí aplica cuando paga una empresa |
La diferencia práctica más importante: la factura electrónica le sirve al pagador como soporte de deducción en renta; la cuenta de cobro sola, no. Para poder deducir lo que le paga, la empresa tiene que generar un documento soporte electrónico a partir de su cuenta de cobro, como se explica más abajo.
Cómo diligenciar la cuenta de cobro paso a paso
- Encabezado: escriba «Cuenta de cobro» como título y asigne un número correlativo (ej. 001-2026). Esto facilita el control y el seguimiento.
- Sus datos: nombre completo, número de cédula y municipio de expedición. Puede agregar dirección y teléfono para facilitar el contacto.
- Datos del pagador: razón social o nombre, NIT o cédula y dirección. La empresa pagadora necesita estos datos para registrar el egreso.
- Descripción del servicio: sea específico. «Servicios profesionales» es muy genérico; «Diseño de 5 piezas gráficas para campaña digital de mayo 2026» es lo que debe poner.
- Valor bruto y retención: escriba el valor total del servicio y reste la retención que le corresponde (véase la sección siguiente). El valor neto es lo que realmente recibirá.
- Datos bancarios: banco, tipo de cuenta y número. Esto agiliza el pago por transferencia.
- Firma: una firma simple al pie es suficiente. No requiere firma notarizada ni sello.
Retención en la fuente sobre la cuenta de cobro
Cuando una empresa le paga con cuenta de cobro, generalmente aplica retención en la fuente sobre el valor bruto. Las tarifas más comunes en 2026 son:
- Honorarios y servicios profesionales: 10 %–11 % según lo que le pague ese contratante en el año: 10 % hasta 3.300 UVT ($172.834.200 en 2026) y 11 % por encima (art. 392 ET). No depende de si usted declara renta.
- Servicios generales no profesionales: 4 % si usted es declarante de renta y 6 % si no lo es, sobre pagos desde 2 UVT ($104.748) desde el 1 de julio de 2026 (Decreto 572 de 2025).
- Arrendamiento de bienes muebles: 4 %.
La retención no es un impuesto adicional que usted paga: es un anticipo del impuesto de renta que la empresa descuenta del valor a pagarle y lo consigna a la DIAN por usted. Al hacer su declaración de renta anual, usted descuenta las retenciones que le practicaron. Si las retenciones superan el impuesto a cargo, la DIAN le devuelve el exceso.
Ejemplo: Carlos presta un servicio por $2.000.000. La empresa le aplica retención del 10 % ($200.000). Carlos recibe $1.800.000. Al año, declara renta e informa las retenciones; si su impuesto final es menor que $200.000, la DIAN le devuelve la diferencia.
Hay una opción que muchos independientes no conocen: como sus honorarios son rentas de trabajo, puede pedir por escrito al pagador que le aplique la tabla del artículo 383 del Estatuto Tributario (la misma de los asalariados), que no retiene nada mientras la base depurada no pase de 95 UVT ($4.975.530 al mes en 2026). En el caso de Carlos, con esa tabla la retención sería cero y recibiría los $2.000.000 completos.
Errores frecuentes al presentar cuentas de cobro
- Descripción genérica: «Servicios varios» o «Honorarios» sin especificar. Las empresas necesitan identificar el servicio para contabilizarlo.
- Sin datos del pagador: omitir el NIT o nombre de quien paga genera rechazos en contabilidad.
- No incluir la retención: cuando el pagador aplica retención y usted no la refleja, hay confusión sobre el valor neto a recibir.
- Emitir cuenta de cobro siendo obligado a facturar: si sus ingresos superan 3.500 UVT anuales ($183.309.000 en 2026), debe emitir factura electrónica, no cuenta de cobro.
- Creer que no tiene que declarar renta: si sus ingresos brutos del año llegan a 1.400 UVT del año en que los recibió ($69.718.600 por 2025, que se declaran en 2026; $73.323.600 por 2026, que se declaran en 2027), debe presentar declaración de renta ante la DIAN. También obligan las consignaciones, los consumos con tarjeta de crédito o las compras por encima de ese mismo tope.
Retención en la fuente sobre honorarios: tabla de tarifas por tipo de servicio
Cuando la empresa que paga sus servicios es un agente retenedor, aplicará retención en la fuente sobre el valor de su cuenta de cobro. Las tarifas en 2026 según el tipo de servicio:
| Concepto | Tarifa retención |
|---|---|
| Honorarios y comisiones (pagos del año hasta 3.300 UVT) | 10 % |
| Honorarios y comisiones (pagos del año por encima de 3.300 UVT) | 11 % |
| Honorarios si pide la tabla del art. 383 | 0 % hasta 95 UVT de base depurada; luego progresiva |
| Servicios generales (declarante / no declarante) | 4 % / 6 % |
| Transporte nacional de pasajeros por carretera | 3,5 % |
| Vigilancia y aseo (sobre el AIU) | 2 % |
Si prestó un servicio que se clasifica como “honorario” (trabajo intelectual o de conocimiento especializado), use la tarifa de honorarios. Si es trabajo manual o de ejecución física, use la tarifa de servicios generales.
Por qué la empresa le pide datos adicionales: el documento soporte
Si alguna vez le devolvieron una cuenta de cobro pidiendo el RUT, la certificación bancaria o más detalle del servicio, no era burocracia gratuita. Del lado de quien paga hay una obligación tributaria que usted no ve.
Cuando una empresa contrata a alguien que no está obligado a facturar, no le basta con archivar la cuenta de cobro: debe generar el documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, que exige el artículo 771-2 del Estatuto Tributario y que reglamenta la Resolución DIAN 167 de 2021, y transmitirlo electrónicamente a la DIAN. Sin ese documento, la empresa no puede deducir el gasto ni descontar el IVA cuando corresponda.
De ahí se derivan tres cosas muy prácticas para usted:
- Le van a pedir el RUT aunque la cuenta de cobro en sí no lo exija, porque el documento soporte necesita su identificación tributaria.
- La descripción del servicio importa. Un «servicios profesionales» genérico complica la contabilización; detalle qué hizo, en qué periodo y bajo qué contrato.
- Los pagos se agrupan por periodo. Muchas empresas cierran la generación del documento soporte en fechas fijas del mes, y eso explica por qué una cuenta radicada tarde se paga en el ciclo siguiente.
Vale la pena revisar también de qué lado está usted: las responsabilidades inscritas en su RUT determinan si puede seguir usando cuenta de cobro o si ya debería estar emitiendo factura electrónica. Emitir cuenta de cobro estando obligado a facturar expone a sanción.
No le pagaron la cuenta de cobro: qué puede hacer
Aquí conviene ser realista, porque es el punto débil de este documento. La cuenta de cobro, por sí sola, no prueba que exista una deuda. Es un documento que usted mismo elabora y firma; sin nada que la respalde, acredita su reclamación pero no el acuerdo ni la entrega del trabajo.
Lo que convierte un impago en algo reclamable es el conjunto de pruebas alrededor:
- El contrato u orden de servicio, aunque sea un intercambio de correos donde se acuerden alcance, valor y plazo.
- La evidencia de que entregó el trabajo: correos de envío, actas de recibido, aprobaciones por escrito.
- El acuse de recibo de la cuenta de cobro, con fecha. Radicarla por un canal que deje rastro vale mucho más que enviarla por WhatsApp.
- Reconocimientos posteriores: cualquier mensaje donde la empresa admita que le debe o prometa pagar en una fecha.
Con ese soporte reunido, el orden habitual es reclamar por escrito fijando un plazo, y si no hay respuesta, acudir a un abogado para evaluar la vía de cobro. Si la relación tenía en realidad las características de un vínculo laboral —horario, subordinación, exclusividad, herramientas de la empresa— el terreno cambia por completo: podría tratarse de un contrato realidad, con derecho a prestaciones, y ahí la competencia es de la justicia laboral. Revise las diferencias en la guía de tipos de contrato de trabajo.
La conclusión práctica: la cuenta de cobro sirve para cobrar, no para probar. Guárdela siempre junto al contrato y a la evidencia de entrega, porque es ese paquete —y no el documento suelto— el que le sirve el día que alguien decida no pagarle.
Preguntas frecuentes sobre la cuenta de cobro
¿La cuenta de cobro sirve para empresa?
Las empresas (personas jurídicas) están obligadas a emitir factura electrónica y no pueden usar cuentas de cobro. La cuenta de cobro es exclusiva para personas naturales no responsables de IVA que prestan servicios independientes. Si tiene una SAS o Ltda., debe emitir facturas electrónicas habilitadas por la DIAN para cobrar sus servicios.
¿Se puede emitir cuenta de cobro sin RUT?
La cuenta de cobro no exige RUT como requisito legal. Sin embargo, quien le paga necesita su NIT o cédula para registrar el gasto y practicar la retención. Si tiene RUT, úselo; si no, su cédula sirve como identificación tributaria para personas naturales. Tener RUT facilita el proceso y evita confusiones sobre retenciones.
¿La cuenta de cobro necesita firma notarizada?
No. Una firma simple del emisor al pie del documento es suficiente. La cuenta de cobro no es un documento solemne y no requiere autenticación notarial. Lo importante es que incluya los datos correctos del emisor y del pagador, la descripción del servicio y el valor, para que la empresa pagadora pueda procesarla en contabilidad.
¿Hay un tope para cobrar con cuenta de cobro?
No hay un límite de valor por cuenta de cobro individual. Sin embargo, si sus ingresos anuales acumulados por este concepto superan 3.500 UVT ($183.309.000 en 2026), puede quedar obligado a facturación electrónica. A partir de ese umbral la DIAN puede exigirle que se inscriba como facturador electrónico. Consulte en dian.gov.co si está dentro del universo obligado.
¿La DIAN acepta la cuenta de cobro?
La DIAN no rechaza la cuenta de cobro como soporte de pago para quienes no están obligados a facturar electrónicamente. Para la empresa que paga, en cambio, la cuenta de cobro no basta como soporte de deducción en renta: debe generar y transmitir a la DIAN el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar. Por eso le piden sus datos completos y, casi siempre, el RUT.
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Actualizado el 15 de octubre de 2026
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