La reposición notarial es el procedimiento para obtener copia autentica de una escritura pública cuando el documento original del cliente se pone o destruyó, o para reconstruir el protocolo de la notaría cuando este fue dañado por incendio, inundación u otra causa de fuerza mayor. Si usted simplemente perdió su copia personal, el trámite es sencillo: solicite una copia autentica directamente en la notaría que otorgó la escritura; cuesta entre $6.300 y $20.000 y la obtiene el mismo día. Si el protocolo de la notaría desapareció, el proceso es más complejo y puede tomar semanas.
El término “reposición” se usa en dos sentidos en la práctica notarial colombiana: el primero, más frecuente, alude a pedir una copia de la escritura original que sigue en el protocolo de la notaría; el segundo, el técnico legal, se refiere a la reconstrucción del protocolo mismo cuando este se perdió o destruyó (Decreto 960/1970, arts. 104–108). En la mayoría de los casos, la gente necesita el primero.
Caso 1: el cliente perdió su copia (el más común)
Si usted perdió su copia de la escritura de compraventa, sucesión o hipoteca, la solución es simple: la notaría que otorgó la escritura conserva el protocolo (el libro original de escrituras) y puede expedir cuantas copias autenticadas necesite. Este trámite se llama “expedición de copia” y no requiere ningún proceso especial. Consulte la guía de cómo solicitar copia de escritura pública.
Si la escritura está registrada en la ORIP, también puede obtener copia del documento en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos del municipio correspondiente o a través del portal VUR de la Superintendencia de Notariado y Registro.
Caso 2: el protocolo de la notaría fue destruido
Esta es la situación más compleja. Si el archivo físico de la notaría se destruyó parcial o totalmente por incendio, inundación, terremoto u otra causa, el Decreto 960 de 1970, artículos 104 a 108, regula el proceso de reposición del protocolo. En este caso:
- La notaría debe informar a la Superintendencia de Notariado y Registro sobre la pérdida
- La ORIP puede suministrar copias de las escrituras que registro en su momento, ya que conserva copias de todos los instrumentos registrados
- Si la escritura no fue registrada en la ORIP (por ejemplo, autenticaciones simples o poderes), la reposición se dificulta y puede requerir proceso judicial
- La Superintendencia de Notariado supervisa la reconstrucción del protocolo
Fuentes alternativas para recuperar una escritura
| Fuente | Cuándo funciona | Cómo acceder |
|---|---|---|
| La notaría original | Protocolo intacto (caso más común) | Solicitar copia autentica en taquilla o en línea |
| ORIP del municipio | Escritura fue registrada para trámites de inmueble | Solicitar copia en la Oficina de Registro o VUR |
| Ventanilla Única de Registro (VUR) | Escrituras registradas desde 2008 aprox. | supernotariado.gov.co |
| Superintendencia de Notariado | Notaría clausurada o protocolo dañado | Solicitar por derecho de petición |
| Proceso judicial | No hay ninguna copia en ninguna entidad | Juez civil del municipio |
Costos del trámite según el caso
| Tipo de trámite | Costo estimado 2026 | Tiempo |
|---|---|---|
| Copia autentica en notaría (protocolo disponible) | $6.300 – $20.000 por copia | El mismo día o 1 día hábil |
| Copia en ORIP | $8.000 – $25.000 | 1 – 5 días hábiles |
| Consulta VUR en línea | $20.800 (certificado de tradición) | Inmediato |
| Reposición de protocolo destruido | Variable; puede requerir abogado | Semanas a meses |
| Proceso judicial de reposición | Honorarios abogado + costas | Meses |
Pasos para obtener copia de escritura perdida
- Identifique la notaría que otorgó la escritura. Revise documentos antiguos, escrituras de hipoteca, contratos o el certificado de tradición del inmueble para encontrar el número de la escritura y la notaría.
- Consulte si la notaría sigue activa. En supernotariado.gov.co encontrará el directorio de notarías activas y cláusulas de notarías cerradas.
- Solicite copia autentica en la notaría. Presente su cédula y el número de escritura (si lo conoce) o los datos del inmueble (dirección, folio de matrícula). Si no recuerda el número, la notaría puede buscarlo por fecha y nombre de las partes.
- Si la notaría fue clausurada: consulte con la Superintendencia de Notariado qué notaría tiene su protocolo. Vaya a esa notaría con los datos de la escritura.
- Si el protocolo está dañado: acuda a la ORIP del municipio del inmueble y solicite copia de la escritura registrada. Si tampoco tiene copia, consulte con un abogado el proceso de reposición judicial.
Ejemplo práctico
María heredó un lote en 1995. La escritura de adjudicación se perdió en una inundación. En 2026 quiere vender el lote y el comprador exige la escritura. María llama a la Notaría 4 de su municipio donde se otorgó la escritura: el protocolo de 1995 está intacto. La notaría le expide una copia autentica por $12.000 en el mismo día. Con esa copia más el certificado de tradición del lote (que ya aparece a su nombre en la ORIP), María puede proceder con la venta.
Preguntas frecuentes
¿Puedo pedir copia de cualquier escritura en cualquier notaría?
No. Solo la notaría que otorgó la escritura tiene el protocolo original y puede expedir copias. La única excepción es si el protocolo fue trasladado por clausura de la notaría, en cuyo caso la notaría receptora puede expedir las copias. La ORIP también puede dar copia de escrituras que estén en su archivo registral. Consulte el directorio de notarías en supernotariado.gov.co.
¿Cuánto cuesta una copia de escritura pública?
El costo de una copia autentica de escritura en la notaría oscila entre $6.300 y $20.000 dependiendo del número de páginas del instrumento. Las escrituras largas (sucesiones, hipotecas complejas) pueden costar más. En la ORIP el costo es similar. Estas tarifas son reguladas por la Superintendencia de Notariado según el Decreto 188 de 2013 y sus actualizaciones anuales.
¿Cuánto tarda la reposición si el protocolo está destruido?
Si el protocolo está destruido, la ORIP puede entregar copia de las escrituras registradas en 1 a 5 días hábiles. Si no hay copia en ninguna entidad, el proceso de reposición judicial puede tardar varios meses e implica presentar pruebas alternativas de la existencia del negocio jurídico (testimonios, recibos de pago, etc.). Consúltelo con un abogado antes de iniciar este proceso.
¿Los archivos de notarías viejos se pueden buscar en línea?
Parcialmente. El portal VUR (Ventanilla Única de Registro) en supernotariado.gov.co permite consultar folios de matrícula inmobiliaria y en algunos casos documentos registrados desde aproximadamente 2008. Para escrituras anteriores o no relacionadas con inmuebles, debe acudir presencialmente a la notaría o a la ORIP. La digitalización de los protocolos notariales es un proceso en curso en Colombia.
¿Qué pasa si la notaría que necesito ya no existe?
Si la notaría fue clausurada, su protocolo fue trasladado a otra notaría o a la Superintendencia de Notariado. Llame a la línea de atención de la Superintendencia o consulte en supernotariado.gov.co para saber a dónde fueron los archivos. La notaría receptora puede expedir copias con los mismos efectos jurídicos que la notaría original. Si la clausura fue reciente, la Superintendencia misma puede tener los archivos en custodia temporal.
Si necesita solicitar copia de una escritura que aún está en la notaría, vea la guía de cómo solicitar copia de escritura pública. Para conocer las tarifas notariales vigentes, consulte tarifas notariales 2026.