Contratar el primer empleado en Colombia exige firmar un contrato laboral, afiliarlo a EPS, AFP, ARL y caja de compensación familiar dentro de los primeros días de trabajo, y reportar la nómina electrónica a la DIAN desde el primer pago. El costo real de un empleado a salario mínimo ($1.750.905 en 2026) supera $2.800.000 mensuales para la empresa cuando se incluyen aportes y provisiones de prestaciones sociales.
Muchos emprendedores colombianos se lanzan a contratar sin calcular el costo laboral total y terminan con problemas de flujo de caja o, peor, con demandas laborales por no haber afiliado correctamente al empleado. Esta guía cubre los pasos legales, las afiliaciones obligatorias y cuánto sale realmente contratar en 2026.
Marco legal del contrato laboral en Colombia
El contrato laboral está regulado por el Código Sustantivo del Trabajo (CST), la Ley 50 de 1990 y la Ley 789 de 2002. Los elementos esenciales son tres: prestación personal del servicio, subordinación y remuneración. Si se dan estos tres aunque no haya contrato escrito, la ley presume relación laboral con todas las obligaciones para el empleador.
| Tipo de contrato | Duración | Prestaciones | Recomendado para |
|---|---|---|---|
| Término indefinido | Sin fecha de fin | Todas completas | Cargos permanentes |
| Término fijo | Mínimo 1 mes, máximo 3 años | Todas completas | Proyectos o temporadas |
| Obra o labor | Dura lo que la obra | Todas completas | Proyectos específicos |
| Aprendizaje SENA | 6-12 meses (etapas) | Solo seguridad social | Practicantes SENA |
El contrato de prestación de servicios NO es laboral. Si el contratista trabaja en horario fijo, bajo supervisión directa y con herramientas de la empresa, un juez puede declarar relación laboral y la empresa deberá pagar todas las prestaciones desde el inicio, con recargos e intereses.
Documentos necesarios antes del primer día de trabajo
| Documento | Quién lo aporta | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Cédula de ciudadanía | Empleado | Identificación y afiliaciones |
| Hoja de vida y soportes | Empleado | Verificación de perfil |
| Examen médico de ingreso | Empleador (costo empresa) | Línea base ARL |
| Contrato laboral firmado (2 copias) | Empleador | Obligación legal |
| Afiliación EPS firmada | Empleado elige, empleador tramita | Acceso a salud |
| Afiliación AFP firmada | Empleado elige, empleador tramita | Pensión y cesantías |
| Dotación (si aplica) | Empleador | Obligatoria para salarios ≤2 SMMLV |
Paso a paso para contratar formalmente el primer empleado
- Defina el cargo y el salario: el salario no puede ser inferior al SMMLV ($1.750.905 para tiempo completo en 2026). Si el cargo es de dirección o confianza, la jornada puede superar 8 horas sin recargo nocturno.
- Redacte y firme el contrato: puede ser verbal, pero siempre es preferible por escrito. Especifique funciones, salario, jornada y lugar de trabajo. Entregue una copia al empleado.
- Realice el examen médico de ingreso: la ARL lo requiere antes de la vinculación. Costo aproximado: $35.000–$80.000 según tipo de examen y ciudad.
- Afilíelo a la EPS de su elección: el empleado tiene derecho a elegir libremente. Entrégale la lista de EPS disponibles. Si en 5 días no manifiesta preferencia, el empleador puede asignarle cualquiera del régimen contributivo.
- Afilíelo a AFP o Colpensiones: el empleado elige entre Colpensiones (prima media) y los fondos privados: Porvenir, Protección, Colfondos, Skandia.
- Afilíelo a la ARL: el empleador contrata la ARL (Sura, Positiva, Bolívar, Colmena, Axxa Colpatria). El trámite se hace antes del primer día laboral; la cobertura rige desde ese momento.
- Afilíelo a la caja de compensación familiar: Compensar, Colsubsidio o Cafam en Bogotá; Comfama en Medellín; COMFACAUCA, CAFASUR y otras en sus respectivos departamentos.
- Reporte la nómina electrónica a la DIAN: desde el primer pago de nómina, genere el documento electrónico en su software contable habilitado por la DIAN.
- Pague la primera PILA: en el mes siguiente a la vinculación, liquide y pague los aportes de seguridad social a través del operador PILA elegido.
Afiliaciones obligatorias: qué cubre cada una
| Afiliación | Cuénto aporta el empleador | Cuénto aporta el empleado | Cuénto cubre |
|---|---|---|---|
| EPS (salud) | 8,5% del salario | 4% del salario | Atención médica, urgencias, cirugías, medicamentos POS |
| AFP/Colpensiones (pensión) | 12% del salario | 4% del salario | Pensión vejez, invalidez, sobrevivencia; fondo cesantías AFP |
| ARL | 0,522% a 6,96% según riesgo | 0% | Accidentes de trabajo, enfermedades laborales, incapacidades AT |
| Caja de Compensación | 4% del salario | 0% | Subsidio familiar, recreación, educación, cajas de ahorro |
Cuánto cuesta contratar: caso real con SMMLV 2026
Carlos tiene una SAS de consultoría y va a contratar a su primera empleada, Laura, con salario de $1.750.905. Esto es lo que Carlos paga mensualmente:
| Concepto | Valor mensual | Observación |
|---|---|---|
| Salario bruto Laura | $1.750.905 | Lo que el contrato dice |
| Descuentos empleada (salud 4% + pensión 4%) | -$140.072 | Se descuenta del salario bruto |
| Salario neto girado a Laura | $1.610.833 | Lo que llega a su cuenta |
| Salud empleador 8,5% | $148.827 | A cargo de la empresa |
| Pensión empleador 12% | $210.109 | A cargo de la empresa |
| ARL clase I 0,522% | $9.138 | A cargo de la empresa |
| Caja Compensación 4% | $70.036 | A cargo de la empresa |
| Provisión prima 8,33% | $145.900 | Se paga en jun y dic |
| Provisión cesantías 8,33% | $145.900 | Se consigna en feb a AFP |
| Provisión vacaciones 4,17% | $73.012 | Se paga al disfrutarlas |
| Costo real mensual empresa | $2.413.755 |
El costo laboral total de Laura para Carlos es $2.413.755 al mes, aunque ella reciba $1.610.833 en su cuenta. La diferencia ($802.922) son aportes y provisiones que Carlos debe separar mensualmente aunque no las pague todas en ese momento.
Reglamento interno de trabajo: cuándo es obligatorio
Según el artículo 105 del Código Sustantivo del Trabajo, el reglamento interno es obligatorio para empresas con más de 5 empleados en actividades comerciales y más de 10 en industria. Para una SAS con 1-5 empleados no es exigido legalmente, pero se recomienda desde el inicio para documentar horarios, causales de sanción y procesos disciplinarios.
El reglamento se deposita ante el Ministerio de Trabajo y se fija en cartelera visible. No requiere aprobación; solo el depósito. Su ausencia en empresas obligadas puede generar sanciones en una inspección laboral.
Preguntas frecuentes al contratar el primer empleado
¿Qué documentos necesito para contratar el primer empleado?
El mínimo legal es: cédula del empleado, contrato laboral firmado (2 copias), formularios de afiliación a EPS y AFP (elegidos por el empleado), afiliación a la ARL (elige el empleador) y afiliación a la caja de compensación. El examen médico de ingreso es técnicamente voluntario por ley, pero exigido por la ARL para dejar registrada la condición de salud inicial. Guarde todos los documentos en un expediente laboral individual.
¿Cuánto le cuesta a una SAS contratar un empleado en Colombia?
Para un empleado a salario mínimo ($1.750.905 en 2026), el costo real mensual para la empresa es aproximadamente $2.413.755 cuando se suman aportes de seguridad social ($438.110), caja de compensación ($70.036) y provisiones de prima ($145.900), cesantías ($145.900) y vacaciones ($73.012). Esto representa un costo laboral real de 1,37 veces el salario nominal. Para salarios mayores, el cálculo es proporcional.
¿Qué es el reglamento interno de trabajo y cuándo es obligatorio?
Es el documento que establece condiciones de trabajo, horarios, deberes y causales de sanción. Es obligatorio para empresas con más de 5 empleados en comercio (Art. 105 CST). Para SAS más pequeñas no es exigido, pero conviene tenerlo para evitar ambigüedades en procesos disciplinarios. Se deposita ante el Ministerio de Trabajo y se fija en cartelera; no requiere aprobación ministerial.
¿Cómo afiliar al empleado a la ARL?
El empleador contrata y paga la ARL; el trabajador no escoge. Elija entre las aseguradoras autorizadas (Sura, Positiva, Bolívar, Colmena, Axxa Colpatria) comparando tarifas según la clase de riesgo de su actividad (I al V). La afiliación se hace enviando el formulario a la ARL antes del primer día laboral. La cobertura para accidentes y enfermedades laborales inicia desde el primer momento de trabajo.
¿Cómo afiliar al empleado a una EPS?
El empleado tiene derecho a elegir libremente su EPS del régimen contributivo. Entréguele la lista de EPS disponibles en su municipio y que firme el formulario. Si en 5 días no manifiesta preferencia, el empleador puede asignarlo a cualquier EPS. El trámite se hace en la página web o sede de la EPS con cédula y contrato laboral. La cobertura para enfermedades inicia a los 30 días de cotización; para urgencias y accidentes, de inmediato.
Más recursos en empresa y emprendimiento. Una vez vinculado el empleado, consulte cómo pagar nómina y aportes mes a mes y los distintos tipos de contrato laboral en Colombia.
¿Qué pasa si no afilia al empleado desde el primer día?
No afiliar al empleado a los sistemas de seguridad social desde el primer día de trabajo tiene consecuencias legales y económicas graves:
- Accidentes laborales sin cobertura ARL: si el empleado sufre un accidente el primer día sin afiliación, todos los costos de tratamiento, incapacidad e indemnización corren por cuenta del empleador. Un accidente grave puede superar los $100.000.000.
- Sanciones del Ministerio de Trabajo: multas de hasta 500 SMMLV ($875.452.500 en 2026) para empleadores que sistemáticamente no afilien a sus trabajadores.
- Demanda laboral retroactiva: el empleado puede demandar el pago de todos los aportes omitidos más intereses de mora, aunque ya no trabaje en la empresa.
- Solidaridad ante enfermedades laborales: sin ARL, el empleador asume la totalidad del tratamiento y una eventual pensión de invalidez si la enfermedad es de origen laboral.
Errores frecuentes al contratar por primera vez
| Error | Consecuencia | Cómo evitarlo |
|---|---|---|
| Comenzar sin afiliaciones el día 1 | Accidentes sin cobertura ARL | Tramitar afiliaciones antes del inicio |
| Pagar por debajo del SMMLV | Demanda laboral + multa UGPP | SMMLV 2026: $1.750.905 para tiempo completo |
| No firmar contrato escrito | Disputas sobre funciones y horario | Siempre por escrito aunque la ley permita verbal |
| No provisionar prestaciones mensualmente | Desfinanciamiento en junio y diciembre | Apartar 21% del salario desde el primer día |
| Confundir contrato de prestación con laboral | Retroactivo de prestaciones + multas | Evaluar si hay subordinación horaria real |
Si hay duda sobre si una relación económica es laboral o de prestación de servicios, consulte con un abogado laboral antes de firmar. El Ministerio de Trabajo ofrece orientación gratuita en sus sedes y línea de atención.
Casos especiales al contratar por primera vez
Algunos escenarios comunes en empresas pequeñas requieren tratamiento especial:
- Contrato de aprendizaje SENA: si contrata un aprendiz del SENA, el costo de seguridad social es el 100% del salario mínimo durante la etapa lectiva y el 75% durante la etapa productiva. No hay pago de prestaciones sociales plenas. Es una opción económica para empresas de 15 o más empleados (obligación legal) o voluntaria para las de menor tamaño.
- Trabajador a tiempo parcial: si el cargo es de menos de 8 horas diarias o menos de 30 horas semanales, el salario y los aportes pueden calcularse de forma proporcional. Sin embargo, el IBC mínimo por hora no puede bajar del equivalente horario del SMMLV.
- Empleada doméstica en empresa: si contrata personal doméstico para aseo o mantenimiento de las instalaciones, aplican las mismas obligaciones laborales que para cualquier empleado, incluyendo aportes, prestaciones y dotación.
- Primer empleado mayor de 28 años con subsidio de empleo: el Programa de Apoyo al Empleo Formal (PAEF) puede ofrecer subsidios por contratación de jóvenes. Consulte el estado actual del programa en el Ministerio de Trabajo.
Para casos complejos —trabajadores extranjeros, doble vinculación, teletrabajo, contratos a tiempo parcial— consulte la normativa actualizada en el Ministerio de Trabajo. Cada modalidad tiene reglas propias sobre aportes, prestaciones y jornadas que pueden afectar significativamente el costo laboral real de la empresa.