El reglamento interno de trabajo es el documento que establece las normas de conducta, obligaciones, derechos y sanciones dentro de una empresa colombiana. Según el artículo 105 del Código Sustantivo del Trabajo, es obligatorio para empresas con más de 5 trabajadores permanentes en empresas comerciales, 10 en las agroindustriales y 20 en las agrícolas o ganaderas. El reglamento debe ser aprobado por el Ministerio del Trabajo antes de su entrada en vigor. Una vez aprobado, es de cumplimiento obligatorio para empleadores y trabajadores.
En Colombia, muchas empresas pequeñas desconocen que están obligadas a tener un reglamento interno de trabajo. Operar sin él expone al empleador a sanciones del MinTrabajo y a dificultades para aplicar medidas disciplinarias a los trabajadores, ya que sin reglamento no se puede demostrar el incumplimiento de normas de conducta internas.
Marco legal: Código Sustantivo del Trabajo, artículos 104 a 125
El reglamento interno de trabajo está regulado en el Título III del Código Sustantivo del Trabajo (CST), arts. 104 al 125. Las normas clave son:
- Art. 104 CST: define el reglamento como el conjunto de normas a que deben sujetarse el empleador y los trabajadores.
- Art. 105 CST: establece la obligatoriedad según el tamaño de la empresa (5 trabajadores para comercio, 10 agroindustrial, 20 agropecuario).
- Art. 106 CST: indica que el reglamento debe ser aprobado por el Ministerio del Trabajo.
- Art. 108 CST: establece el contenido mínimo obligatorio del documento.
- Art. 112 CST: fija la obligación de publicar el reglamento en la empresa y entregarlo a cada trabajador.
Contenido obligatorio según el artículo 108 CST
| Sección | Qué debe incluir |
|---|---|
| Indicaciones | Ciudad, nombre del establecimiento, dirección, tipo de empresa y actividad |
| Admisión de trabajadores | Procedimiento de ingreso, documentos requeridos, período de prueba |
| Horas de trabajo | Jornada ordinaria, turnos, descansos. Para 2026: máx. 42 horas semanales (Ley 2101/2021) |
| Horas extra y nocturnos | Porcentajes de recargo. Nocturno: +35 %; dominical: +75 % |
| Permisos | Tipos de permisos, procedimiento para solicitarlos |
| Salarios | Formas, períodos de pago y lugar |
| Servidumbre | Descansos remunerados (vacaciones, festivos) |
| Seguridad e higiene | Normas de seguridad, EPP, emergencias |
| Prescripciones de orden | Obligaciones del trabajador: asistencia, comportamiento, uso de equipos |
| Escala disciplinaria | Faltas leves, graves y gravísimas; sanciones aplicables |
| Reclamos | Canal y procedimiento para quejas y reclamos de trabajadores |
Pasos para elaborar y registrar el reglamento
- Elaborar el documento: redactar o adaptar un modelo con el contenido obligatorio del art. 108 CST. Puede usar el modelo del SENA o contratar a un abogado laboral.
- Consignar el procedimiento disciplinario: el art. 115 CST exige que antes de imponer una sanción, el empleador debe escuchar al trabajador. Este procedimiento debe quedar expresamente en el reglamento.
- Presentar ante el MinTrabajo: radicar el documento en el Ministerio del Trabajo del departamento donde opera la empresa. Se presenta en dos originales.
- Esperar aprobación: el MinTrabajo puede aprobar el reglamento o devolver con observaciones. El tiempo estimado es de 30 a 60 días hábiles.
- Publicar el reglamento: una vez aprobado, debe fijarse en lugares visibles del establecimiento y entregarse una copia a cada trabajador.
Para empresas pequeñas (5-10 trabajadores), el proceso de aprobación suele ser más rápido si el documento no contiene cláusulas que contradigan la ley laboral. Evite incluir sanciones económicas como descuentos salariales arbitrarios, prohibidas por el art. 113 CST.
Jornada laboral 2026: el dato que más cambia en el reglamento
La Ley 2101 de 2021 redujo progresivamente la jornada máxima semanal. Para 2026, la jornada ordinaria máxima es de 42 horas semanales. Si su empresa tenía un reglamento con 47 o 48 horas semanales, debe actualizarlo para reflejar la jornada vigente. El incumplimiento de la jornada reducida implica recargo por horas extra desde la hora 43 de la semana.
Las horas extra se pagan con los siguientes recargos sobre el valor de la hora ordinaria:
- Extra diurna: +25 %
- Extra nocturna: +75 %
- Nocturna ordinaria: +35 %
- Dominical o festivo diurno: +75 %
- Dominical o festivo nocturno: +110 %
Procedimiento disciplinario: cómo funciona con el reglamento
El art. 115 CST obliga a que, antes de imponer cualquier sanción disciplinaria, el empleador convoque al trabajador a una diligencia de descargos donde pueda presentar sus razones. Este procedimiento debe estar descrito en el reglamento. Sin reglamento aprobado, el empleador no puede aplicar sanciones disciplinarias (descuentos, suspensiones) de forma válida.
Ejemplo: Juliana llega tarde 3 días consecutivos. La empresa quiere aplicar la sanción de suspensión de 2 días prevista en el reglamento. Primero debe enviarle una citación escrita para una diligencia de descargos, escuchar sus razones (técnico, médico, personal) y luego, si confirma la falta, notificarle la sancion por escrito. Sin este procedimiento, la suspensión es inválida.
Empresas con 5 o menos trabajadores: ¿están obligadas a tener reglamento?
No. El artículo 105 del Código Sustantivo del Trabajo exige el reglamento interno únicamente a empresas con más de 5 trabajadores permanentes en el sector comercial o industrial, y más de 10 en el agropecuario. Las microempresas por debajo de ese umbral no tienen la obligación formal, aunque adoptar uno de manera voluntaria les ayuda a prevenir conflictos laborales.
Eso sí: aunque no exista reglamento escrito, el empleador siempre está obligado a respetar el Decreto 2663/1950 (CST) y los derechos mínimos del trabajador. La falta de reglamento no exime de las normas laborales; solo significa que el empleador no puede imponer sanciones por causales distintas a las del CST.
Derechos del trabajador frente al reglamento interno
El empleador no puede escribir cualquier cosa en el reglamento. La ley fija límites concretos que protegen al trabajador:
- Derecho a conocerlo antes de firmar contrato: el empleador debe tener una copia física o digital a disposición de todo el personal (art. 120 CST). Si nunca se lo mostraron, las sanciones basadas en él no son válidas.
- Prohibición de sanciones económicas distintas a multas menores: el reglamento solo puede imponer multas de hasta 1/8 del salario diario por cada falta (art. 113 CST). Descuentos mayores o retenciones del salario son ilegales.
- Derecho de defensa antes de la sanción: el empleador debe escuchar al trabajador y permitirle presentar descargos antes de cualquier suspensión o multa (art. 115 CST modificado por Ley 1010/2006). Saltarse ese paso hace nula la sanción.
- Impugnación ante el inspector de trabajo: si el reglamento contiene cláusulas que violan derechos laborales, cualquier trabajador puede solicitarle al MinTrabajo que las deje sin efecto.
- Protección contra reglamentos discriminatorios: ninguna norma interna puede imponer condiciones distintas por género, religión, estado civil o filiación sindical (art. 143 CST y Ley 1482/2011 antidiscriminación).
Preguntas frecuentes sobre el reglamento interno de trabajo
¿El reglamento interno de trabajo es obligatorio?
Sí, para empresas con más de 5 trabajadores permanentes en establecimiento comercial, más de 10 en empresa agroindustrial y más de 20 en agrícola o ganadera (art. 105 CST). Las microempresas por debajo de estos umbrales no están obligadas, aunque tenerlo siempre es recomendable para establecer reglas claras. El MinTrabajo puede imponer sanciones a las empresas obligadas que no lo tengan o no lo hayan registrado.
¿Cómo se aprueba el reglamento interno de trabajo?
Se presenta en dos originales al Ministerio del Trabajo del departamento donde opera la empresa. El MinTrabajo lo revisa y puede aprobarlo o devolver con observaciones. Una vez aprobado, se fija en lugares visibles y se entrega a cada trabajador. Sin aprobación del MinTrabajo, el reglamento no tiene efectos jurídicos frente a los trabajadores.
¿Se puede cambiar el reglamento después de aprobado?
Sí. El empleador puede reformar el reglamento, pero la modificación debe seguir el mismo procedimiento: radicar ante el MinTrabajo, obtener aprobación y publicar la versión actualizada. Los cambios que perjudiquen derechos de los trabajadores no pueden aplicarse retroactivamente. Una reforma para ajustar la jornada a las 42 horas semanales de la Ley 2101/2021 es ejemplo de cambio necesario para estar al día.
¿Qué sanciones puede aplicar el reglamento?
Las sanciones permitidas por el CST son: llamado de atención (verbal o escrito), suspensión del trabajo sin remuneración por máximo 8 días continuos o 2 meses en total por año (art. 112 CST). Está prohibido aplicar multas o descuentos salariales distintos a los autorizados por ley. La terminación del contrato por justa causa es la sanción máxima y no requiere estar en el reglamento, ya que está en el CST.
¿Hay un modelo de reglamento interno de trabajo?
El MinTrabajo y el SENA ofrecen modelos orientativos. El SENA tiene modelos adaptados por sector económico. Sin embargo, lo más recomendable es adaptar el modelo a la realidad de su empresa, especialmente en lo que toca la escala disciplinaria y las normas de seguridad. Un abogado laboral puede adaptar un modelo genérico en pocas horas por un costo moderado, evitando devoluciones del MinTrabajo por cláusulas ilegales.
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