El certificado de ingresos y retenciones (Formulario 220) es el documento que su empleador expide antes del 15 de marzo del año siguiente al gravable, con los ingresos laborales y la retención en la fuente practicada durante el año. Es la base para presentar la declaración de renta. Los trabajadores independientes obtienen un certificado equivalente de cada cliente que les hizo retención en la fuente, emitido en el mismo plazo.
Sin el certificado tributario correcto, su declaración de renta puede quedar incompleta o con errores que generan inconsistencias detectadas por la DIAN en el cruce de información exógena. Esta guía explica qué es el Formulario 220, cómo solicitarlo y qué hacer cuando el empleador no lo entrega.
Qué es el certificado tributario y para qué sirve
El certificado de ingresos y retenciones (Formulario 220) cumple dos funciones principales: permite al trabajador saber exactamente cuánto ganó y cuánto le retuvieron durante el año gravable, y sirve como soporte documental en la declaración de renta ante la DIAN. Sin este certificado, el contribuyente no puede verificar si la retención aplicada fue correcta ni si tiene saldo a favor para reclamar.
| Tipo de certificado | Quién lo expide | Plazo de entrega | Para qué se usa |
|---|---|---|---|
| Formulario 220 (empleados) | Empleador (empresa pagadora) | Antes del 15 de marzo | Declaración de renta |
| Certificado de retención (independientes) | Cliente o empresa contratante | Antes del 15 de marzo | Declaración de renta |
| Certificado de retención financiero | Entidad bancaria o financiera | A solicitud | Retenciones de rendimientos |
Cómo solicitar el Formulario 220 a su empleador
El Formulario 220 es una obligación legal del empleador — no es un favor. Conforme al artículo 378 del Estatuto Tributario, toda empresa que practique retención en la fuente a sus trabajadores debe entregarles el certificado antes del 15 de marzo del año siguiente. En 2026, el plazo para el año gravable 2025 venció el 15 de marzo de 2026.
- Contacte al área de nómina, recursos humanos o contabilidad de su empresa.
- Solicite el “Certificado de ingresos y retenciones año gravable 2025” (Formulario 220).
- Muchas empresas lo publican en la plataforma de autoservicio de nómina o lo envían por correo electrónico automáticamente en febrero o marzo.
- Verifique que el certificado tenga la firma del representante legal o contador y el sello de la empresa.
- Compare los valores con sus recibos de nómina del año para verificar coherencia.
El Formulario 220: cómo leerlo e interpretarlo
El Formulario 220 tiene varias casillas clave que debe entender para usarlo correctamente en su declaración de renta:
- Casilla 36 — Total ingresos brutos laborales: la suma de todos los pagos que recibió en el año (salario, bonificaciones, comisiones, horas extra, subsidio de transporte).
- Casilla 40 — Deducciones obligatorias: aportes a salud y pensión descontados directamente del salario.
- Casilla 46 — Rentas de trabajo exentas: la exención del 25% sobre los ingresos laborales (hasta 240 UVT = $12.569.760/año con UVT 2026).
- Casilla 60 — Total retención en la fuente practicada: el monto total que la empresa le descontó mensualmente como anticipo del impuesto de renta. Este valor va directamente a la casilla de retenciones de su declaración.
Si la casilla 60 muestra $2.400.000 pero al calcular su impuesto real resulta $1.800.000, tiene un saldo a favor de $600.000 que puede reclamar declarando voluntariamente.
Certificado de retención para trabajadores independientes
Los contratistas e independientes no reciben el Formulario 220 sino certificados de retención de cada cliente que les practicó retención (generalmente el 11% sobre honorarios para contratos superiores a 4 UVT mensuales = $209.496). Deben solicitarlo a cada empresa o persona que les pagó durante el año 2025.
Si el cliente no entregó el certificado o no hizo retención debiendo hacerla, el independiente debe reportar los ingresos igualmente en su declaración. La DIAN cruza la información exógena que las empresas reportan sobre pagos a terceros, y puede detectar ingresos no declarados aunque el cliente no haya entregado certificado.
¿Y si el empleador no entrega el certificado?
Si su empleador no entregó el Formulario 220 antes del 15 de marzo, tiene varias opciones:
- Solicitud escrita formal: envíe un correo o carta al departamento de nómina solicitando el certificado con fecha y firma. Guarde el comprobante de envío.
- Denuncia ante la DIAN: si la empresa no entrega el certificado, puede reportarlo al portal de la DIAN bajo la sección de denuncias tributarias. La DIAN puede sancionar a la empresa con el 5% del valor de los certificados no entregados.
- Usar sus propios soportes: si tiene los desprendibles de nómina del año, puede reconstruir la información para su declaración aunque no sea lo ideal. La DIAN acepta la declaración con los soportes disponibles.
Otros certificados tributarios que puede necesitar
Además del Formulario 220, en su declaración de renta puede necesitar otros certificados:
- Certificado de intereses crédito hipotecario: expedido por el banco, certifica los intereses pagados durante el año. Deducción hasta 1.200 UVT ($62.848.800 con UVT 2026).
- Certificado de medicina prepagada: certifica los pagos anuales. Deducción hasta 16 UVT/mes ($837.984/mes).
- Certificado AFC: certifica los aportes a cuenta AFC durante el año. Renta exenta hasta el 30% del ingreso.
- Extracto bancario certificado: para justificar saldos de cuentas en el patrimonio declarado.
Preguntas frecuentes sobre el certificado tributario DIAN
¿Cuándo debe entregar el empleador el certificado de ingresos?
El empleador debe entregar el Formulario 220 (certificado de ingresos y retenciones) a sus trabajadores antes del 15 de marzo del año siguiente al gravable. Para el año gravable 2025, el plazo venció el 15 de marzo de 2026. Si su empresa no le entregó el certificado antes de esa fecha, está incumpliendo el artículo 378 del Estatuto Tributario y puede reportarlo ante la DIAN. El certificado debe tener firma del representante legal o contador y sello de la empresa.
¿La empresa donde trabajo me da el certificado de retenciones?
Sí. Su empleador tiene la obligación legal de expedir el Formulario 220 antes del 15 de marzo. Muchas empresas lo envían por correo electrónico automáticamente o lo publican en el portal de autoservicio de nómina (HR, SAP, KACTUS, etc.). Si no lo recibe, solicítelo formalmente al área de nómina o recursos humanos. El certificado refleja los ingresos del año gravable, las deducciones por seguridad social y la retención en la fuente total practicada.
¿Puedo declarar renta sin el certificado de retenciones?
Puede declarar con los soportes alternativos (recibos de nómina, extractos bancarios), pero el certificado formal es el soporte ideal porque incluye los datos exactos que la empresa reportó a la DIAN. Si declara sin el certificado y sus cifras difieren de lo que la empresa reportó en información exógena, la DIAN puede generar un requerimiento. Lo más seguro es obtener el certificado o al menos confirmar las cifras con su empleador antes de declarar.
¿Cómo obtengo el certificado de retenciones si soy independiente?
Como trabajador independiente, debe solicitar el certificado de retención a cada empresa o persona que le practicó retención en la fuente sobre sus honorarios durante 2025. Las empresas también tienen hasta el 15 de marzo para expedirlo. Si algún cliente no le entrega el certificado, solicítelo por escrito y guarde evidencia. Aun sin el certificado, debe declarar los ingresos: la DIAN tiene la información de los pagos a través de la exógena que las empresas reportan.
¿El certificado de retenciones es el mismo del año anterior?
No. El certificado de ingresos y retenciones corresponde a un año gravable específico. Para su declaración de renta 2026 (que cubre el año gravable 2025), necesita el Formulario 220 del año 2025 emitido en 2026. El certificado del año anterior (año gravable 2024 — expedido en 2025 — corresponde a la declaración del año pasado. Asegúrese de usar el certificado del año gravable correcto para evitar errores en su declaración. En caso de duda, verifique con el área de nómina qué año cubre el documento que le entregaron. La fecha de expedición del certificado debe ser en 2026 para cubrir el año gravable 2025 — si el documento fue expedido en 2025, corresponde al año gravable 2024, emitido en 2025) corresponde a la declaración que se presentó el año pasado. Asegúrese de usar el certificado del año gravable correcto para evitar errores en su declaración.
Consulte más sobre DIAN e Impuestos. Para el proceso completo de declaración de renta, revise cómo declarar renta 2026 paso a paso y las deducciones que puede aplicar para reducir su impuesto.
Qué hacer si hay errores en el certificado de retenciones
Si el Formulario 220 tiene datos incorrectos (ingresos equivocados, retención mal calculada o período erróneo), siga este procedimiento:
- Identifique el error con soportes: compare el certificado con sus desprendibles de nómina mes a mes. Anote la discrepancia con cifras exactas.
- Notifique al área de nómina por escrito: envíe un correo con las cifras correctas y adjunte los desprendibles. Guarde copia del envío como soporte.
- Exija el certificado corregido: si la empresa demora sin razón, puede presentar su declaración con los valores que usted considera correctos, aportando los desprendibles de nómina como soporte.
- Si la empresa se niega: repórtelo ante la DIAN. La sanción por certificado erróneo es del 5% del valor del error (artículo 667 E.T.). La empresa puede iniciar un proceso de corrección y reexpedir el Formulario 220.
El caso más común es que la empresa incluya bonos trimestrales, primas extralegales o auxilios que el trabajador no esperaba. En ese escenario, el total del certificado puede superar el salario mensual acumulado, y ambas cifras son correctas: los ingresos brutos incluyen todo, no solo el salario básico.
Consulte más sobre DIAN e Impuestos. Para el proceso completo de declaración de renta, revise cómo declarar renta 2026 paso a paso y las deducciones que puede aplicar para reducir su impuesto.